Studi Kasus: Dragon Log
Gudang kami jalan cepat, tapi training masih bergantung sama mandor lama. Kalau dia nggak ada, operasional langsung kacau
- Warehouse & Distribution
- Jakarta Utara
- 40-50 Orang
Tentang Dragon Logistic
DragonLog Warehouse adalah perusahaan logistik dan distribusi milik keluarga Tionghoa yang beroperasi di kawasan industri Jakarta Utara. Perusahaan ini menangani penyimpanan dan distribusi barang impor seperti elektronik rumah tangga, aksesoris retail, dan kebutuhan marketplace.
Dengan aktivitas gudang yang berjalan hampir setiap hari dan volume barang yang tinggi, DragonLog mempekerjakan puluhan staff warehouse, checker, admin stok, picker, dan operator harian.
Sebagai bisnis keluarga yang berkembang cepat, sebagian besar sistem kerja di gudang masih mengandalkan arahan langsung dari kepala gudang senior dan kebiasaan kerja turun-temurun.
Goals
Pak Lim mulai menyadari bahwa pertumbuhan bisnis membuat sistem lama semakin sulit dipertahankan.
Ada dua hal utama yang ingin dicapai:
1. Membuat SOP gudang lebih konsisten dan mudah dipelajari
Agar seluruh staff memiliki standar kerja yang sama meskipun beda shift atau cabang.
2. Mengurangi ketergantungan terhadap kepala gudang senior
Supaya operasional tetap berjalan lancar tanpa harus terus mengandalkan satu-dua orang lama.
Masalah yang Dihadapi
Seiring bertambahnya jumlah staff dan aktivitas distribusi, berbagai tantangan mulai muncul:
- Cara kerja antar shift sering berbeda karena training dilakukan secara lisan.
- Karyawan baru membutuhkan waktu lama untuk memahami alur picking, packing, dan stock opname.
- Kepala gudang harus terus mengulang briefing dasar setiap ada staff baru masuk.
- SOP penting seperti pengecekan barang masuk, retur, dan loading belum terdokumentasi dengan rapi.
- Kesalahan stok dan miss handling meningkat karena standar kerja tidak konsisten.
- Saat supervisor senior cuti atau resign, operasional gudang jadi terganggu.
Solusi Bersama KreasiLMS
DragonLog kemudian menggunakan layanan dokumentasi SOP operasional dari KreasiLMS untuk membangun sistem training gudang yang lebih modern dan terstruktur.
Proses yang dilakukan:
- Tim KreasiLMS melakukan observasi langsung di area gudang untuk memetakan workflow harian.
- SOP penting seperti receiving barang, stock opname, picking, packing, loading, dan retur didokumentasikan secara detail.
- Proses kerja direkam menjadi video training singkat yang mudah dipahami staff lapangan.
- Seluruh materi dimasukkan ke platform LMS internal yang dapat diakses melalui HP masing-masing.
- Supervisor dapat memonitor progress pembelajaran dan hasil evaluasi staff langsung dari dashboard.
Hasil yang Diperoleh
Dalam 3 bulan implementasi, DragonLog mulai merasakan perubahan signifikan:
- ⏱️ Waktu training staff baru berkurang hingga 40%
- ✅ SOP antar shift menjadi lebih konsisten
- 📦 Kesalahan picking dan packing menurun karena staff mengikuti standar yang sama
- 👨🏭 Kepala gudang tidak lagi kewalahan menjelaskan SOP berulang kali
- 📲 Staff dapat mengulang materi training kapan saja saat lupa prosedur kerja
- 🌱 Perusahaan lebih siap membuka gudang baru karena sistem operasional sudah terdokumentasi dengan rapi